Logistique et infos relatives au congrès

Inscription

Tous les délégués, y compris les membres de la SCÉÉ, doivent s’inscrire à la fois au Congrès des sciences humaines et au congrès de la SCÉÉ. Vous trouverez plus amples renseignements sur les frais d’inscription au https://csse-scee.ca/fr/conference/inscription-au-congres-2019/. L’inscription doit se faire par le biais du portail du Congrès des sciences : https://www.congres2019.ca/inscriptions.

Hébergement

Les réservations de chambres doivent être effectuées par le biais du site du Congrès des sciences humaines :  https://www.congres2019.ca/planifiez-votre-voyage/hebergement. Si vous prévoyez séjourner sur le campus, nous vous recommandons de réserver sans délai votre chambre dans une résidence. Il semblerait que certaines résidences affichent déjà complet.

Services d’impression au cours du congrès

Documents
Le service Pay for Print permettra aux congressistes d’imprimer, de photocopier et de scanner des documents à l’aide d’imprimantes spécialement identifiées ici et là sur le campus. Les visiteurs doivent acheter une carte d’invité rechargeable à tout comptoir de prêt de livres, comptoir de services alimentaires ou comptoir d’enregistrement de la résidence. Les travaux d’impression peuvent être soumis en ligne.

Posters et bannières
Posters/bannières : UBC Studios est une imprimerie sur le campus de l’UBC, spécialisée dans l’impression de qualité d’affiches universitaires de grand format et de bannières et dans des services de design graphique. Un tarif spécial pour l’impression d’affiches de grand format peut être obtenu jusqu’à une semaine avant le début du Congrès des sciences humaines. Les éléments à imprimer peuvent être soumis en ligne et ramassés au Nest à l’arrivée.

Trucs d’initiés pour une expérience de congrès réussie

  • Notre congrès se déroule dans trois pavillons : le Neville Scarfe Building, le Ponderosa Commons et le Henry Angus Building. Certains autres événements auront lieu dans plusieurs autres édifices. Des bénévoles du Congrès des sciences humaines (en tee-shirts rouges) seront postés ici et là sur le campus pour répondre à vos questions et vous aider à vous retrouver.
  • Si vous avez précommandé programme du congrès en version papier (et que l’avez dûment payé!), n’oubliez pas de le prendre au bureau d’accueil de la SCÉÉ dans l’Education Building.
  • Mieux encore, scannez le code QR (ci-dessous) avec votre appareil intelligent afin de télécharger l’appli du congrès. L’appli est constamment mise à jour; vous aurez ainsi toutes les infos les plus récentes à portée de la main.
  • Si vous avez l’intention d’utiliser le service eduroam sur le campus de l’UBC, nous vous recommandons de l’installer avant votre départ. Votre connexion devrait alors être fluide.
  • Pensez à emporter une bouteille d’eau réutilisable, au lieu d’acheter de l’eau en bouteille, et aidez ainsi à soutenir les efforts de l’UBC en matière de durabilité.
  • Vous faites un exposé? Chaque salle est équipée d’un équipement AV de base. Si vous utilisez un Mac, veuillez svp emporter votre propre adaptateur.
  • Avez-vous ajouté votre nom et vos coordonnées à la liste des experts de la SCÉÉ? Il n’est pas trop tard pour le faire avant le congrès! Veuillez communiquer avec Katy Ellsworth pour qu’elle vous inscrive sur cette liste.
  • Si vous hésitez à travailler avec les médias et que vous aimeriez en savoir un peu plus sur ce que cela implique, veuillez consulter nos fiches de conseils pratiques que vous trouverez sous Travailler avec les médias.

L’Appli du congrès

L’appli du congrès 2019 de la SCÉÉ est maintenant disponible. Veuillez scanner le code QR avec votre appareil intelligent afin d’accéder à l’appli du congrès.

La version PDF finale du programme du congrès 2019 de la SCÉÉ est disponible. CSSE-SCÉÉ Program April 4 Final Cette version PDF ne sera pas mise à jour d’ici le 4 avril 2019. Vous pouvez utiliser la fonction recherche dans Adobe Reader pour trouver un mot dans un titre ou le nom de l’auteur. Si vous prévoyez ne plus présenter votre communication au congrès, veuillez en aviser Mike Holden et le responsable du programme pour votre section.

Version Web du programme.

Fonds pour couvrir les frais de voyage des étudiants aux cycles supérieurs

Pour les besoins du présent document, il est entendu que le masculin comprend le féminin et qu’il est utilisé dans le seul but d’éviter d’alourdir le texte.

La SCÉÉ offre des fonds pour couvrir les frais de voyage des étudiants aux cycles supérieurs qui viennent au congrès de la SCÉÉ. Les formulaires [Demande de remboursement] et [Formulaire de dépôt direct] sont disponibles maintenant.

Admissibilité :

  • Un étudiant membre en règle de la SCÉÉ
  • Un délégué ayant payé ses frais d’inscription au Congrès des sciences humaines et au congrès de la SCÉÉ

Dépenses couvertes :

Seul le moyen de transport principal peut être indiqué sur le formulaire de demande de remboursement – avion, train, autocar et/ou voiture; aucun taxi ne sera remboursé, que ce soit à l’aller, au retour ou sur place. Les demandes de remboursement doivent être accompagnées des reçus, les maximums étant basés sur les tarifs de ville-porte fournis sur le formulaire. Le remboursement sera établi en fonction de la somme effectivement payée pour le transport. Nous ne rembourserons pas la valeur des points des programmes de fidélité.

Fonds disponibles :

Comme le pourcentage du remboursement ne sera connu qu’une fois que nous aurons reçu toutes les demandes et qu’elles auront été comparées au montant mis à disposition par la SCÉÉ, il est impossible de préciser pour l’instant quel sera le montant du remboursement. Au cours des dernières années, nous avons été en mesure de rembourser entre 23 % et 33 % de la somme admissible réclamée.

Conditions à remplir :

  • Le demande de remboursement partiel des frais de voyage doit être dûment remplie et parvenir au secrétariat de la SCÉÉ avant l’expiration du délai fixé (d’ordinaire la fin juin).
  • Vous devrez fournir une preuve que vous êtes actuellement inscrit comme étudiant. Une carte d’étudiant est acceptable si l’année où vous êtes étudiant y est indiquée. Vous pouvez aussi fournir un relevé de notes indiquant votre inscription à un semestre en cours (automne ou hiver de l’année universitaire en cours).
  • Vos reçus doivent accompagner votre demande de remboursement.

La SCÉÉ se réserve le droit d’ajuster toute demande afin qu’elle soit conforme à ces directives.

Les remboursements sont généralement effectués en octobre ou en novembre.

Conditions d’entrée pour les visiteurs au Canada

De nombreux visiteurs ont besoin d’une autorisation de voyage électronique (AVE) ou d’un visa. Les délégués doivent vérifier s’ils ont besoin d’une AVE ou d’un visa et s’ils doivent fournir des données biométriques. Certains délégués peuvent ne pas avoir besoin d’une AVE ou d’un visa pour visiter le Canada ou y transiter, mais il leur faudra néanmoins :

  • avoir en main les pièces d’identité requises pour eux-mêmes et pour tous les enfants qui voyagent avec eux;
  • convaincre un agent d’immigration qu’ils satisfont toutes les autres exigences pour entrer au Canada. S’ils ne satisfont pas toutes les exigences, ils peuvent se voir refuser l’entrée au Canada.

Le code d’événement spécial d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada pour cet événement est : 19CSSC.

Information pour les conférenciers

Les salles de conférence de The UBC sont équipées d’ordinateurs avec Windows et Microsoft Office 2013. Si vous avez réservé cet équipement par l’intermédiaire de la trousse audiovisuelle de base, l’équipement sera déverrouillé pour votre usage. Nous vous encourageons fortement à utiliser ces ordinateurs, puisqu’ils sont connectés au système audiovisuel de la salle. Si vous utilisez un autre logiciel, vos fichiers doivent être compatibles avec les logiciels installés sur l’ordinateur et sauvegardés sur une clé USB ou un site de stockage en nuage. Si vous utilisez votre propre ordinateur, comme un MAC, prévoyez un adaptateur. Les conférenciers peuvent se préparer en consultant la page Info pour les conférenciers.